PROGRAMACIÓN para la GESTIÓN de ARCHIVOS

Conceptos básicos.

En el mundo de la informática existen muchas vertientes para la programación, algunas son los programas para gráficos, programas de paquete o paqueterías (p. e. Hojas de cálculo, procesadores de texto, manejadores de bases de datos, etc.), programas utilitarios o utilerías (antivirus, mantenimiento de discos, diagnostico de hardware, etc.), programas administrativos (contabilidad, inventarios, nóminas, etc.) e inclusive sistemas operativos y traductores de lenguajes de programación.

Y, aunque existen en el mercado un sinnúmero de programas desarrollados por infinidad de empresas de software; siempre es necesario que, para ciertos usuarios se desarrollen programas específicos de gestión de información, que manipulen dicha información con la ayuda de archivos de datos, equiparables y equivalentes a los archivos físicos documentales, para la agilización de sus procesos administrativos. De ahí que resulta imprescindible para todo programador, el conocimiento básico de las operaciones elementales para la gestión de información almacenada en archivos. A continuación se verán los conceptos básicos.

9.1.1. - Archivo.

Es un conjunto de información relacionada entre sí.

Normalmente, en informática representamos un archivo como si fuera una tabla compuesta de columnas y filas. También reciben el nombre de ficheros.

Por ejemplo:
Toda la información relacionada con estudiantes de una institución educativa (Nombre, dirección, teléfono, nivel o grado escolar, edad, calificaciones, etc.).

9.1.2. - Campo.

Es un grupo de datos del mismo tipo, pertenecientes a un mismo archivo, y que se relacionan con sus respectivos elementos.
Generalmente representamos los campos de un archivo como las columnas de una tabla.

Por ejemplo:
Los nombres de cada uno de los estudiantes de una institución educativa.

9.1.3. - Registro.

Son un conjunto de campos relacionados entre sí, los cuales contienen información sobre un elemento particular.
Comúnmente se representan los registros de un archivo como filas de una tabla.

Por ejemplo:
El registro de inscripción de un alumno, el cual contiene los siguientes campos:
Número de control, nombre, grupo, grado o nivel escolar.

9.1.4. - Base de datos.

Una base de datos es un conjunto de información. En sentido amplio, el término puede aplicarse a cualquier agregado de datos aunque éste no sea tratado de modo informático. Por tanto, en dicho sentido amplio, son ejemplos de bases de datos nuestra
agenda, la guía telefónica, un archivo (o fichero) con recetas de cocina, una biblioteca y, en general, cualquier cosa que podamos designar con el apelativo de conjunto de información. No obstante, cuando usamos el término base de datos desde una óptica informática estamos dándole un significado algo más restrictivo. Desde este nuevo punto de vista podemos definir una base de datos como un sistema de mantenimiento de registros basado en computadoras, es decir, un sistema cuyo propósito general es registrar y mantener información.

Como se ha visto anteriormente, los archivos son el recipiente informático que contiene la información. Muchas veces se confunde el término base de datos con el término archivo (o fichero). Realmente son dos cosas distintas. En general, una base de datos es una colección de archivos, con alguna relación interna entre ellos. Bien es cierto que pueden existir bases de datos que estén compuestas de un único archivo, pero esto no es lo más frecuente y, además, en lo que a nuestra definición respecta, esto no modificaría las cosas.

9.2. - Tipos de Archivos y accesos.

Aunque en la actualidad se ha optado por el manejo masivo de las bases de datos, (que en conjunto con los sistemas gestores de bases de datos -SGBD- y los lenguajes con la estructura necesaria, nos brindan grandes facilidades y prestaciones); siempre es
necesario conocer los tipos de archivos y sus modos de acceso.

9.2.1. - Archivos secuenciales

Son archivos cuyos registros son almacenados consecutivamente, es decir, uno tras otro.
En estos archivos, sus registros solo pueden ser accesados de manera secuencial, es decir, empezando por el primero, y siguiendo de uno en uno hasta el final del archivo.

9.2.2. - Archivos directos.

En este tipo de archivo, la información también se almacena de manera secuencial, sin embargo, a cada registro se le asigna interna y automáticamente un número al cual llamamos, número de registro; de tal manera que, para accesar la
información de cualquier registro, simplemente se hace referencia al número de registro para acceder a él.

Por lo tanto, los registros del archivo pueden ser accesados secuencialmente, o bien, directamente por su número de registro.

9.2.3. – Archivos indexados.

Los archivos indexados, podríamos decir que son similares a los archivos directos, con la diferencia de que, siempre van acompañado de uno o más archivos que contienen los datos del campo clave de búsqueda, es decir, su índice.

Dicho de otra manera, los archivos indexados tienen las mismas características que los archivos directos, es decir, los registros se almacenan de manera secuencial, y a cada uno se le asigna interna y automáticamente un número de registro, pero
paralelamente a éstos se pueden crear uno o más índices. Podemos comparar estos índices con los índices que traen los libros, donde si se observa, por un lado se tiene el nombre del tema en un orden lógico (p. e. alfabético o temático) y por el otro el número de página donde se encuentra ubicado, y al consultar este índice nos resulta más rápido y fácil localizar el tema que nos interesa. De tal manera, imaginemos los índices como una tabla con dos campos donde se almacenan los datos del campo clave para su búsqueda y el número de registro donde se localiza.

Obviamente, para acceder a los registros de un archivo indexado o mejor dicho indizado (que sería lo correcto pues en español es índice –indizado- y no índex del inglés –indexado-), tenemos tres tipos de acceso que son: secuencia, directo e indizado.

9.2.4. – Otros tipos de archivos.

Así como los archivos anteriormente vistos, existen muchos más tipos de archivos, que tienen relación al tipo de software que se utilice para crearlos y modificarlos. Algunos de los más comunes son los archivos de gráficos, los de texto, de hoja de cálculo, de presentaciones, de datos comprimidos, etc.

Desde luego que la manera (o formato) en que se almacena la información en un archivo depende del software que se este utilizando, aunque sean del mismo tipo, y se pueden identificar por la extensión del mismo.

Ejemplos:
De archivos de gráficos las extensiones más comunes son JPG, GIF, PCX y BMP entre otras. De archivos de texto, lo son; DOC, TXT, WPS.