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Plan estratégico de diseño de bases de datos

Plan estratégico de diseño de bases de datos

Cuando se va a diseñar una base de datos, es importante considerar que los datos son el centro medular de cualquier sistema de información y en su diseño no se debe olvidar que las cualidades funcionales de una base de datos son:

  • Disponibilidad de los datos.
  • Consistencia y seguridad de los datos.
  • Eficiencia en la actualización y recuperación de los datos.

En el campo del desarrollo de sistemas de información, sobre ambientes de Bases de datos es muy variada entre las que se pueden mencionar CSF(Critical Success Factor) de interés general, BSP(Business System Planning) propuesta por IBM, o
ISSP(Information System Strategic Planning) propuesta por Eliot.

 

De los anteriores tratamientos, se pueden destacar algunos factores de importancia que por lo general son comunes en estas temáticas:

  • Misión, visión, Metas, Objetivos.
  • Descripción del bien o servicio.
  • Riesgos.
  • Factores claves de evaluación.
  • Planes de acción.

 

La misión se enuncia de una manera única, distingue a la organización del resto, las metas organizacionales suministran un sentido básico de dirección, La Estrategia crea una dirección para la organización con base en sus diversos objetivos y orienta la movilización de recursos, empleados para encausar a la organización hacia consecución de las metas. (Stoner y Wankel).

 

El plan estratégico de diseño de bases de datos es producto de un acto creador, innovador, lógico y aplicable, que genera un grupo de acciones coherentes de asignación de recursos y decisiones tácticas encaminadas a lograr que la empresa alcance una posición competitiva ventajosa en el entorno socioeconómico donde se desenvuelve y mejorar la eficacia de la gestión,  mediante le uso de las bases de datos.

 

Aspectos generales sobre el plan: El Plan Estratégico es el documento más importante que se debe redactar en la empresa; en él se explica hacia dónde se quiere ir y lo más importante cómo se llegará; debe ser una herramienta creada por los directivos que utilizarán para esta tarea la información brindada por diferentes Departamentos o áreas de la organización.

 

Hay que tener en claro que cualquier Plan Estratégico, a medida que se va implementando necesita ajustes, por lo que debe estar sometido a revisiones constantes, fundamentalmente de manos del grupo que lo creó.

 

A continuación se propone un “borrador” sobre el cual usted podrá trabajar en el momento de desarrollar el Plan Estratégico para el desarrollo de la base de datos de su empresa, o del proyecto que se desee realizar:

a) Comience por contratar un coordinador: Deberá ser un profesional con importante experiencia en coordinar tareas de este tipo, por ejemplo un Consultor que no tenga ningún interés personal en la estructura final del proyecto. De esta manera la experiencia y la neutralidad sumarán múltiples beneficios en la tarea de redacción del documento.

b) Arme EL Equipo de Planificación de su empresa: Elegir los miembros no es tarea fácil, pero recuerde que los integrantes del grupo deben contar con toda la información; siempre es bueno que alguien permanezca como respaldo y apoyo en la oficina mientras se desarrolla el outside por si llegara a faltar algún dato o material importante.

c) Programe esta actividad fuera de su ambiente laboral: Lo ideal es retirarse un fin de semana con todo el grupo encargado de planificar el futuro de la empresa y trabajar con la mayor comodidad, fuera del ambiente de trabajo y de las interrupciones diarias que esto conlleva.

d) Obtenga los aportes de otros integrantes de su empresa: Aunque estos no participen directamente en la confección del Plan. Es importante envolver en este proyecto no sólo a los integrantes del grupo, sino también a los demás recursos humanos de la empresa, especialmente si cuentan con gente a cargo y con poder de decisión, cada dato que ellos aporten beneficiará el contenido del Plan y los comprometerá a la vez en el momento de su implementación.

e) Declare la Misión: Después de haber logrado lo anterior, estamos en condiciones de declarar la Misión del Plan a nivel empresa; todo proyecto debe tener su enunciado de Misión, que no difiera de la Misión institucional, preguntas como:
- Por qué existe la empresa.
- En qué sector comercial se desenvuelve.
- Qué produce, qué servicios ofrece.
- Qué mercados atiende.
- Qué es lo que requieren los clientes de la empresa y de sus directores o ejecutivos.
- De qué manera logramos reducir la ansiedad, los riesgos, los costos y fracasos e incrementar el placer, la seguridad, la satisfacción, la rentabilidad y el éxito de los clientes. Ayudan en gran medida en la declaración Misión del proyecto, el enunciado debe ser muy breve y simple, pero debe reflejar todos estos puntos tan importantes.

f) Formule una declaración para la Visión del proyecto: Aquí se debe especificar qué se quiere para el futuro, use de guía preguntas como:
- Cómo quiere que sea considerado en su empresa.
- Qué sueños espera poder realizar.
- Cómo quiere ser reconocido en su entorno.
- Qué posición proyecta ocupar a nivel de empresa.
- Qué estándares de calidad piensa alcanzar.

g) Agregue a la declaración de la Visión sus valores y convicciones: Las aspiraciones proponen los resultados deseados; los valores y las convicciones establecen cómo hará la organización para alcanzarlos.

h) Lleve a cabo una evaluación de las políticas: Se realizan de acuerdo a lo que existe en relación al mercado potencial, tome como guía preguntas como:
- Cuáles son las principales tendencias (políticas, económicas, tecnológicas, religiosas, sociales, intelectuales, artísticas) que afectan a su negocio.
- Qué tendencias representan una amenaza para su organización.
- Cuáles de esas tendencias constituyen una oportunidad.

i) Desarrolle un análisis DOFA de su empresa: Haciendo énfasis en las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas de cada área involucrada, tome como guía preguntas tales como:
- Qué es lo que la empresa hace bien.
- Qué es lo que no hace tan bien.
- Cuáles son los puntos fuertes globales y particulares en los que se destaca.
- Cuáles son, claramente, sus puntos débiles y sus deficiencias.
- Cuenta con alguna ventaja competitiva especial en el mercado.

j) Defina los objetivos del proyecto a corto plazo: Tenga en cuenta los resultados de la evaluación externas e internas. Piense en objetivos que den respuesta a la necesidad de cambio, que aprovechen las oportunidades externas y mejoren el proceso de toma de decisiones de la empresa.

k) Determine los Objetivos a largo plazo: Para tal fin ayúdese de preguntas como:
- Qué se debería hacer de aquí a tres años.
- Y qué en cinco años.
Una vez que tenga este punto y el anterior definidos en su totalidad haga un listado por orden de importancia para luego definir los planes de acción.

l) Haga un análisis de los factores que inciden sobre cada Objetivo: Por ningún motivo debe suprimirse este punto, si usted no ha logrado determinar los objetivos, con seguridad hay razones que no se lo han permitido.
- Cuáles son estas fuerzas, los factores o actitudes que actúan en forma negativa en el logro de ese objetivo específico. Descúbrelas para eliminarlas.
- Cuáles son las fuerzas, factores o actitudes que favorecen el logro de ese objetivo. Busque la manera de potenciar esas fuerzas positivas.

m) Desarrolle Planes de Acción: Para alcanzar los objetivos planteados se hace necesario de planes de acción que nos permitan lograrlos uno a uno, tome como base preguntas como las siguientes:
- Cuáles serán las medidas que reducirán los aspectos negativos y maximizarán los positivos en el análisis hecho en el punto anterior.
- Quién, dentro de su equipo, aceptará la responsabilidad de asegurar la implementación de cada una de esas medidas.
- Cuándo y dónde serán implementadas.
- Qué recursos se necesitarán.

n) Redacte un memorando con la asignación de funciones: Registre cada medida propuesta en orden cronológico y distribúyalo a cada uno de los colaboradores involucrados en el proceso. A través de reuniones semanales, controle el progreso que se va produciendo en las tareas que debían iniciase la semana anterior y revise las que deberán implementarse en la semana próxima tomando las medidas correctivas que hicieran falta.

Una vez que el Plan esté definido y comience a ser aplicado en su empresa, tenga en cuenta que será muy importante auditarlo al cabo de algunos meses, junto con el Consultor que trabajó en su formulación; se deben controlar los logros generales alcanzados dentro del Plan y eventualmente tomado como base los resultados se podrán aplicar los cambios que sean necesarios.

 

Fuente:

BASES DE DATOS I
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA
UNAD 2.005
JOHN ALEJANDRO FIGUEREDO LUNA
PRIMER EDICION

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